無駄な残業をしないための3つのルール【自分の時間は自分で作る!】

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無駄な残業をしないための3つのルール

 こんにちは、ふくちゃんです。

私は普段、メーカー勤務のサラリーマンとして働いています。

「サラリーマンとして働く」と言うと、残業が多そう。。。という印象を抱く方も多いと思います。

確かに、私の周りにも遅くまで残業している人がいます。

ただ私は、働き方次第で残業をしないことは可能だと考えています。

この記事では、残業をせず自分の時間を自分で作るために必要な3つのルールを紹介していきます。

平日は朝から晩まで仕事尽くしで、自分の時間が作れない。。。と言う方は是非参考にしてみてください。

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無駄な残業をしないための3つのルール【自分の時間は自分で作る!】

 サラリーマンとして働くには、メリットもデメリットもあります。

私の感じる大きなデメリットはやはり、時間を拘束されてしまうことです※。

平日は8時間程度の勤務時間に加え、通勤時間もかかります。

そこにさらに残業をするとなると、平日に自分の時間を作ることは難しくなってきます。

自分の時間を作るためには、残業をせず定時に帰ることが必須条件となります。

この記事では、ここ2年ほどの間、ほとんど残業せずに定時帰りを続けている私が考えた、3つのルールをご紹介します!

その3つのルールとは、「整理・定型化・取捨選択」です。

1つずつ解説していきます。

※その他のメリット・デメリットはこちらをご覧ください↓↓↓




無駄な残業をしないためのルール① 整理

 無駄な残業をしないための1つ目のルールは、「整理」です。

このルールでは、自分の仕事内容を整理し、定時内に終わらせるべき仕事をリストアップしていくことが重要になります。

自分の仕事内容を整理する

まず、今現在自分に課されている仕事を全て紙に書き出してみましょう!

全て紙に書き出した後、
・自分がやらなくても会社の業務が回る仕事はないか?
・他の人と同じような内容の仕事はないか?
・他の人から押し付けられている仕事はないか?

この3点をチェックしましょう。

この3点に当てはまる仕事は、あなたのやるべき仕事ではありません。

頼まれ仕事はキッパリ断ればいいですし、他の人と被っている仕事は同じような仕事をしている人に任せてしまいましょう。

まずは、自分の仕事の絶対量を自分のキャパ内に収められるよう整理をすることが大事です。

「キャパ内」というのは、定時内で終わらせられるキャパという意味です。

残業も含めて終わらせる仕事のキャパではないので注意です。

自分の仕事を分類する

自分の仕事を整理できた後は、その仕事を実際の業務ごとに分類していきます。

具体的には下のように分類してみてください。
・毎日/毎週発生するルーティン業務→A
・ルーティンとは言えないまでも年に数回発生する業務→B
・突発的な業務→C

分類できたら、分類した仕事ごとに優先順位をつけていきます。

優先順位の付け方は、
・業務が発生したその日に終わらせるものは優先順位1位
・業務が発生した週中に終わらせるものは優先順位2位
・業務が発生してから月単位で時間をかけてもOKなものは優先順位3位
というふうに付けていきます。

例を挙げると
私の場合、
資材調達部門で毎日発生する注文業務は「A 優先順位1位」
四半期に一度程度、取引先への今後の注文配分を決める計画業務は比較的期限に余裕があるので「B 優先順位3位」
といった具合です。

ここまでできれば、1つ目のルール「整理」は完了です。




無駄な残業をしないためのルール② 定型化

 無駄な残業をしないための2つ目のルールは「定型化」です。 

自分の仕事を整理することができた後は、整理した仕事を最も効率よくこなせる順番を見つけていきます。

そして業務を最も効率よく完了させる方法=型を見つけることで、一気に仕事を片付けます。

ルーティン業務の時間割を作成する

学生の頃の授業を思い出してみてください。

授業を受ける時には1週間の時間割が決まっていた人が多かったのではないでしょうか?

決まった時間割で毎週、同じ科目の授業を受けていましたよね。

学校の時間割は1年間の学習カリキュラムを1年の間に確実に完了させるために、組まれていました。

そこで私が考えたのが、決まった仕事を決まった時間に終わらせるために、仕事の時間割を作成するということです。

「整理」のルールでAに分類したルーティン業務については、日常的にこなす必要があります。

であれば、毎日決まった時間にルーティン業務をすることを決めてしまえば、打ち合わせなどその他のスケジュールも立てやすくなります。

また、ルーティン業務の時間割を立てておくことで、仕事の抜け漏れもなくすことができます。

ルーティン業務時間割の例はこんな感じです。↓↓↓

時間割を作成する上での私のこだわりは、
・資料作成など、頭を使う業務は午前
・注文業務など、データ入力や確認を繰り返すような業務は午後
にするようにしています。

時間割を作ってしまえば、自分の空いている時間の管理が簡単にできます。

例えば突発的な打ち合わせが発生しても、時間割の空いている時間に入れれば、ルーティン業務は問題なくこなすことができます。

繰り返し作業を定型化する

ルーティン業務を行う上で、同じ作業を繰り返すこともあると思います。

例えば私の場合、同じ取引先に対して、1週間で3度同じ製品の見積依頼をする、というようなこともよくあります。

その際に、1からメールを作っていては余計な時間がかかってしまいます。

繰り返し作業が必要な場合は、メールアプリ(Outlookなど)で定型文登録をしてしまいましょう。

私の場合、見積依頼用に、宛先と製品名を空白にした定型文を作成しているため、ルーティン業務に関するメールであれば、30秒もかからず1通メール送信することができます。

また、Excelでのデータ編集などがルーティン業務として多い、といった場合には是非Excelマクロを活用しましょう!

私もマクロ初心者ですが1冊本を読めば、結構色々なことが自動化できるようになり、かなり業務時間を短縮できます。

私が読んだ本はこれです↓↓↓

ここまでの定型化を実施できれば仕事の時間管理ができるようになり、業務時間も短縮できるようになります。




無駄な残業をしないためのルール③ 取捨選択

 無駄な残業をしないための3つ目のルールは「取捨選択」です。

「整理」「定型化」の2点を守れば、かなり残業は減らせます。

確実に定時で帰るために、もう一押ししておきましょう!

出席する打ち合わせは取捨選択する

サラリーマンの仕事の中で結構長時間かかることが多いのが「打ち合わせ」です。

短い打ち合わせでも30分〜1時間、長くなると午後一杯打ち合わせだった。。。という人も多いのではないでしょうか?

しかし打ち合わせばかりだと、せっかく立てたルーティン業務の時間割を守ることができなくなってしまいます。

ここは思い切って「必要のない打ち合わせには出ない」という選択をしましょう。

出席人数がやたら多くて、打ち合わせには出席したけど発言もしなかったというような打ち合わせは正直出席する意味がありません。

出席した人から議事録を貰えば内容確認できるので、それでOKです。

打ち合わせに出席するよう依頼が来たときは、とりあえず出席するのではなく、その打ち合わせが自分にとって本当に必要なのか、もう一度よく考えましょう。

その上で、出席不要という結論であれば、キッパリ出席は断りましょう。

打ち合わせへの出席を断る勇気が自分の時間を作り出します!

電話対応も取捨選択する

 打ち合わせと同じくらい、サラリーマンは電話対応にも時間を費やすことが多いです。

「ルーティン業務の途中に電話がかかってきて、それに出ると1時間かかってしまった。」

なんてこともあると思います。

業務の途中で電話をとってしまうと、業務は途中で止まってしまう、再開しようとしても集中力が切れてしまう、などあまりいいことはありません。

そのような事態を防ぐためには、業務に集中しているときは電話に出ない、どうしても気になるようなら、電話の電源を切ってしまうことをお勧めします。

本当に緊急のトラブル等でやむを得ず電話に出る場合も、時間制限を設けて電話が長引かないようにしましょう。

長電話になると、大体最初に話していた内容から逸れていってしまいます。

また、電話だけで連絡されたことは後になって齟齬が出たりしますので、記録に残るメールでやりとりをする方が個人的にはベターだと思います。

打ち合わせと電話を取捨選択することで、自分の時間を作り出しましょう!!




まとめ

 この記事では、無駄な残業をしないための3つのルールについて解説してきました。

まとめた内容は以下の通りです。

無駄な残業をしないための3つのルール

ルール① 整理
・本当に自分がやるべき仕事を整理する
・自分の仕事を業務の質と優先順位で分類する

ルール② 定型化
・ルーティン業務の時間割を作る
・定型文登録やExcelマクロの活用で業務をスピードアップする

ルール③ 取捨選択
・不要な打ち合わせには出席しない
・ルーティン業務中は電話に出ない

いかがでしたでしょうか?

このルールで少しでも皆さんの残業を減らすことができれば嬉しいです。

読んでいただきありがとうございます。





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