【資材調達部門で働く方必見】納期遅延の対処方法

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【資材調達部門で働く方必見】納期遅延の対処方法

 こんにちは、ふくちゃんです。

仕事にトラブルはつきものですよね。

私が働いている資材調達部門でも様々なトラブルが発生します。

資材調達部門で起こるトラブルの1つとして、納期遅延があります。

文字通り、要求していた納期に調達品が納品されない…というトラブルです。

要求していた納期に調達品が納品されなければ、自社の工程も遅れ、客先への納期も遅延してしまう可能性があります。

最悪の場合、客先から多額の損害賠償を要求される場合もあるため、納期遅延に対する対策は資材部門の非常に重要な役割です。

この記事では、納期遅延が発生した場合の対処方法について、紹介していきます。

・これから資材調達部門で働く予定のある方

・既に資材調達部門で働いていて納期遅延の対処方法を知りたい!

というはぜひ参考にしてみてください。






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納期遅延はどうして起こるのか?

 納期遅延への対処法を説明する前に、納期遅延が発生する原因を確認していきましょう。

一口に納期遅延といっても、その原因は様々です。

具体的な納期遅延の原因をいくつか例を挙げて説明していきます。

納期遅延の発生原因① 注文書の発行忘れ

 まず最初に考えられる原因は注文書の発行忘れです。

調達する必要のある製品を、発注を忘れてしまい、後から気づいて納期遅延に発展してしまう、ということがあります。

注文書の発行忘れは自社側の原因となります。

単純に資材調達部門での処理忘れも考えられますが、設計部門や営業部門が客先要求を織り込めていないといったことも考えられます。


納期遅延の発生原因② 調達先側での受注ミス

 自社側はきちんと発注していたけれども、調達先側のミスで注文情報が受け付けられいなかったという原因も考えられます。

また、調達先の営業部門では注文情報が共有されているけれども、連絡ミスで製造現場に情報が伝わっていないこともあり得ます。

自社側に落ち度はない原因となりますが、納期遅延は発生してしまいます。


納期遅延の発生原因③ 品質不備による製造遅れ

 注文情報はきちんと処理されているけれども、調達先での製造で自社の要求仕様を満たすのに時間がかかり、納期遅延が起こるというパターンもあります。

このパターンは特に初めて調達する品目や、初めて発注する調達先で発生することが多いです。

軽微な品質不備ならそこまで長い期間の納期遅延にはなりませんが、製造工程でモノが壊れてしまったりすると、一から作り直しになるため、影響が大きくなります。


納期遅延の発生原因④ 輸送トラブル

 調達先がきちんと製品を製造し、問題なく出荷した場合も、輸送途上でトラブルに遭い、納期遅延が発生することがあります。

国内調達先であれば、例えば冬の大雪でトラックが止まってしまうことによって、納期遅延が起こり得ます。

海外調達先の場合だと、飛行機や船の減便や、運搬用のコンテナ不足が原因となって、納期遅延がおこります。




納期遅延の対処方法

 ここまで、納期遅延の発生原因の一例を確認してきました。

続いて実際に納期遅延が起こった際の対処方法について解説していきます。

納期遅延が起きてしまった場合、次に説明する3つのステップで対処していきます。


ステップ① 納期遅延原因と影響の確認

 納期問題が発生した場合、まず初めにすべきことは、納期問題の原因と影響を把握することです。

原因は既に上で説明したような場合が多いですが、予期せぬ原因もありえます。

社内や客先に納期遅延について説明するにあたり、必ず報告しなければならない情報ですので、できるだけ正確に把握しておきましょう。

また、納期遅延の影響についても必ず情報を入手しておく必要があります。

納期遅延の対処するにあたり、「いつになれば遅延している製品が納品されるのか」ということは最重要の情報です。

調達先起因の納期遅延である場合は、納期遅延が報告されたその日のうちに、遅延品の納品日の情報を提出するよう強く要求しましょう。

自社起因の納期遅延であっても、なるべく早く連絡をもらえるよう、調達先にお願いする必要があります。


ステップ② 自社製品の工程確認

 納期遅延の原因と影響を把握したら、速やかにその情報を社内に展開します。

そして、納期遅延の起こった調達品が自社製品の製作工程にどのくらいの影響をもたらすのか、工程部門に確認します。

社内工程に余裕があれば、多少の遅延であれば問題ない場合もあります。

しかし、納期遅延が月単位となってくると、自社工程の調整でも影響を吸収できず、自社の客先納期が遅延してしまう可能性が大きくなります。

その場合は、工程部門だけでなく営業部門とも相談し、客先への影響を最小限にするよう対策を練ります。


ステップ③ 納期を1日でも対策するための施策実施

 自社製品の工程を確認し、社内外への報告を実施した後、少しでも納期を短縮するために具体的な施策を実施します。

次に紹介する3つの施策はあくまで一例ですが、参考にしてみてください。

納期短縮施策① 調達先工程の短縮

 まず最初に、納期遅延の起こっている調達品をもっと早く作れないのか、調達先と交渉します。

その時に、調達先の工程表を必ず見せてもらうようにしましょう。

工程表を確認すると、短縮できそうな工程を見つけられることもありますので、工程表を見ながら交渉を進めます。

場合によっては、調達先に追加料金を払って休日出勤をしてもらうことで、少しでも納期を縮められないかも検討します。

納期短縮施策② 輸送方法の変更

 調達先工程の調整に加え、輸送期間を短縮することも有効な納期短縮施策となります。

特にヨーロッパやアメリカなどの日本から遠い海外調達先であれば、船での海上輸送から飛行機での輸送に変更するだけで少なくとも2週間程度は納期を短縮することが可能です。

国内輸送でも追加料金はかかりますが、チャーター便に乗せて運んでもらうことで少しでも納期を短縮できる可能性があります。

納期短縮施策③ 代替品の調達

 調達先や自社の工程を調整しても、輸送方法を変更しても納期に間に合わない場合は、代替品の手配を検討する必要があります。

当初の予定とは、別の製品を調達することになるため、検査基準の変更や客先への申請など、自社工程が増えてしまう可能性があります。

追加の工程を考慮しても納期的に優位な場合のみ、代替品の手配に踏み切りましょう。

ここまで説明したステップ3まで実施して、自社への影響をできるだけ小さくすることが資材調達部門の役割です。

納期遅延が発生してしまった際は、これらのステップをとにかく迅速に実施することが重要なポイントです。




納期遅延を未然に防ぐために

 ここまで、納期遅延が発生した際に資材部員がどのような対処方法をとる必要があるのか、解説してきました。

納期遅延が一度でも起こってしまうと、原因の把握や工程の調整などかなり多くの業務が発生してしまいます。

そんな納期遅延を未然に防ぐための予防策について1つ紹介します。

それは、「納期回答の入手」です。

調達先に製品を発注した後、納期を迎えるまで、ほったらかしにしてしまうことは納期遅延発生のリスクになりえます。

そのため、本当に自社の要求した納期に製品を納品してもらえるのか、調達先に確認する必要があります。

毎日確認する必要はありませんが、調達品が納品されるまで少なくとも1週間に1度程度は確認することをお勧めします。

私の場合、週初めの月曜日にまず、注文済み品を全てピックアップして調達先に納期を回答するよう依頼します。

そして木曜日を締め切りとして回答を入手することで、金曜日までには、注文済みの全製品がどれくらいの納期で納品されそうなのかを把握することができます。

これを毎週繰り返せば、自分の発注した製品の納期を自分も調達先も抜け漏れなく、把握することができるので、納期遅延を未然に防ぐことができます。




まとめ

 この記事では、資材調達部門で働く時に発生する納期遅延というトラブルの原因とその対処方法を解説してきました。

納期遅延まとめ・納期遅延には自社要因と調達先要因がある
・納期遅延が発生したらまず原因と影響を確認する
・自社製品の工程を確認し、1日でも納期を短縮する施策をとる
・納期遅延を未然に防ぐためには「納期回答」を毎週入手する

 

 これから資材調達部門で働く予定のある方や、既に資材調達部門で働いていて納期遅延に悩んでいる方はぜひこの記事を参考にしてみてください。

最後までお読みいただきありがとうございます。





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