これができれば大丈夫!海外調達の第一歩【メール編】

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海外調達

 こんにちは、ふくちゃんです。

私はメーカーの資材調達部門で働いているサラリーマンです。

資材調達の仕事をしている中で、メーカーでの製作に必要な部材を日本だけではなく、海外から購入することもあります。

海外の取引先とはメールや電話でやりとりをしますが、基本的に日本語ではなく、英語でコミュニケーションを取ることになります。

「英語でのコミュニケーション」というと難しく聞こえますが、仕事の内容自体は日本の取引先が相手でも、海外の取引先が相手でも大きく変わることはありません。

特にメールのやりとりであれば、内容は日本の取引先に対してのものと同じで、言語が英語になっているだけです。

この記事では、海外調達をする第一歩として、メールで海外の取引先とやりとりする例文を紹介します。

「海外調達に興味がある」「海外調達をしなければならないけど、英語が不安」といった方のお役に立てれば嬉しいです。

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これができれば大丈夫!海外調達の第一歩【メール編】

 資材調達部門の仕事はQCD(品質・価格・納期)の管理が多いです。

実際のデイリー業務が知りたい方は下の記事をご覧ください。

海外調達だからといって、業務内容が大きく変わるということはありません。

この記事では、海外の取引先に私がよく問い合わせをする、
・見積依頼
・納期紹介

の2点について、実際に英文のメールでどのように問い合わせをしているのか、解説していきます。

見積依頼【実際の英文メールで解説】

 まず最初は見積依頼からです。

見積依頼は、購入したい部材がある場合に、取引先に対して見積書を発行して欲しい時に行います。

例として、下の製品の見積書を海外の取引先(イギリスのメーカー、営業担当はリチャードさん)に発行して欲しいとします。

見積依頼をする製品情報

製品名:センサー
製品型名:ABCD-ef01
数量:100個
必要時期:2021/10/1
見積書の発行依頼期限:2021/3/1

では、実際に見積依頼を英文メールにするとどのようになるのか、みていきましょう!

見積依頼 英文メール例

件名:【RFQ】Sensor  ABCD -ef01 by 1st of March, 2021 

本文:Dear Richard san, 

           Hope you are well.
   I would like to place the order as follows.
   Would you please issue the quotation by 1st of March, 2021?

           Product name: Sensor
           Model name: ABCD -ef01
           Quantity: 100PC
           Delivery date: 1st of October, 2021

           Best regards,
           Taro Tanaka

このメールを送れば、リチャードさんにセンサの見積依頼をすることができます。

実体験として、様々な海外の取引先にこの雛形でメールを送っていますが、見積書を発行してもらえなかったことはありませんので、安心してください!

では、日本語の訳を解説していきますね!

見積依頼 日本語訳

件名:【RFQ】Sensor  ABCD -ef01 by 1st of March, 2021 
[日本語訳]:【見積書発行依頼】2021/3/1期限  ABCD -ef01という型名のセンサについて
      ※RFQとはRequest(要求) for Quotation(見積書)の略語で、
        ビジネス英語ではよく使われます。

本文:Dear Richard san, 
   親愛なるリチャードさんへ
  (硬い日本語ですが、いわゆる挨拶ですので気にせず使ってください。)

           Hope you are well.
   お元気であることを願っています。

   I would like to place the order as follows.
   下記の通り、注文したいと考えています。

   Would you please issue the quotation by 1st of March, 2021?
   2021/3/1までに見積書を発行していただけますでしょうか?

           Product name: Sensor
   製品名:センサー

           Model name: ABCD -ef01
   製品型名:ABCD -ef01

           Quantity: 100PC
   数量:100個

           Delivery date: 1st of October, 2021
   必要時期:2021/10/1

           Best regards,
   よろしくお願いします。

           Taro Tanaka
   田中太郎(自分の名前)

一度覚えてしまえば、毎回同じ文言を使いまわせるので便利です。

納期照会【実際の英文メールで解説】

 続いて、納期照会用の英語でのメールを解説します。

見積書を無事取得し、海外の取引先に製品を注文した後、きちんと要求した納期通りに製品が納入されるのか、資材調達部門は確認をする必要があります。

今回の例は、先程見積もりを取得したセンサーを注文した後に、納期照会する際のメールとなります。

納期照会 英文メール例

件名:Request for confirmation of delivery date about P/O: 7777-777 by 1st of May, 2021

本文:Dear Richard san, 

           Hope you are well.
   I would like to confirm the delivery date of P/O: 7777-777.
   Please tell me the current status of the order and check if you could
           ship out the order by our requiring delivery date.

           P/O: 7777-777
           Product name: Sensor
           Model name: ABCD -ef01
           Quantity: 100PC
           Delivery date: 1st of October, 2021

           Best regards,
           Taro Tanaka

続いて、日本語訳を解説していきます。

ます。納期照会 日本語訳

件名:Request for confirmation of delivery date about P/O: 7777-777 by 1st of May, 2021 
[日本語訳]:2021/5/1期限 注文番号:7777−777の納期照会依頼
       ※P/OとはPurchase Orderの略で「注文番号」という意味です。
       基本的に取引先に注文したものには識別のために注文番号がつきます。
       採番方法は会社によって異なります。

本文:Dear Richard san, 
   親愛なるリチャードさんへ

           Hope you are well.
   お元気であることを願ってます。

   I would like to confirm the delivery date of P/O: 7777-777.
   注文番号:7777−777の納期について確認したいです。

   Please tell me the current status of the order and check if you could
           ship out the order by our requiring delivery date.
   現在の注文のステータスと納期までに出荷できるか教えてください。

           P/O: 7777-777
   注文番号:7777−777

           Product name: Sensor
   製品名:センサー

           Model name: ABCD -ef01
   製品型名:ABCD -ef01

           Quantity: 100PC
   数量:100個

           Delivery date: 1st of October, 2021
   必要時期:2021/10/1

           Best regards,
   よろしくお願いします。

           Taro Tanaka
   田中太郎(自分の名前)

これで、海外の取引先に対して納期の照会をできるようになります!

補足 メールの署名

 上の2つのメールで海外の取引先とのやりとりはできるのですが、私はメール本文の下に補足として以下のような署名を作成しています。

署名があれば、誰からのメールなのかすぐにわかるので、ぜひ使ってみてください!

署名 英文例

Mr. Taro Tanaka
Buyer
Fukuchan Electric Co. Osaka Works
Purchasing Sec, Purchasing Dept.
1-1-1 okane-cho, kita-ku, Osaka city, 653-1111, Japan
Email: ○○○.co.jp
TEL: (+81)80-1111-1111
URL: https://fukuchan-money-is.com

日本語での解説は以下の通りです。

署名 日本語訳

Mr. Taro Tanaka
自分の名前

Buyer
肩書き 資材調達担当者なので、Buyerと記載

Fukuchan Electric Co. Osaka Works
Purchasing Sec, Purchasing Dept.
1-1-1 okane-cho, kita-ku, Osaka city, 653-1111, Japan
ふくちゃん電機 大阪工場
資材調達部門、資材調達課
日本 郵便番号653−1111 大阪市 北区 お金町 1−1−1

自分の所属部門と勤務場所の住所を記載します。

Email: ○○○.co.jp
TEL: (+81)80-1111-1111
URL: https://fukuchan-money-is.com
メールを送った相手が連絡を取りやすくし、会社情報をすぐ調べられるよう
メールアドレス・電話番号・会社HPを記載します。

これで署名は完成です。

まとめ

 この記事では海外の取引先と英文メールでやりとりする際を解説してきました。
・見積依頼
・納期照会

の2点については、紹介した雛形を使えば、問題なくできるようになりますので、是非使ってみてください!

また、メールを送信する際には署名も忘れずに!

最後までお読みいただきありがとうございます。




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