英語での会議の不安を払拭!【気をつけること3点】

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英語での会議の不安を払拭!【気をつけること3点】

 こんにちは、ふくちゃんです。

私はメーカーの資材調達部門で働いています。

仕事上、海外とのやりとりも頻繁にあるため、英語で会議に参加することもあります。

コロナウイルスの影響から、国内でもリモート会議が広まり、同じツールを使って海外とのやりとりをする機会も増えたように感じます。

この記事では、

・英語で会議をすることになったけど、不安でしょうがない

という方に向けて、

英語での会議をするにあたり、気をつけるべきことを3点解説していきます。


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英語での会議の不安を払拭!【気をつけること3点】

 リモート会議用のツールとしてZoomやMicrosoft Teamsがコロナウイルスの影響もあり、一気に広まりました。

それに伴い、今まで海外のやりとりはあってもほとんどメールで済ませていた人も、リモート会議をすることになった、ということも多いのではないでしょうか?

英語での会議をするためには、もちろん最低限の英語を理解して、聞く・話す必要があります。

ただ、あまり英語ができないからといって、萎縮してしまう必要は全くありません。

取引先としても、こちら側と意思疎通をして、物事を決定するために、英語での会議をするのであって、すごいスピードで英語を話して、こちらがついていけない。。。なんてことをしても取引先に得はありません。

どんな英語であっても、こちらの言う事を理解してもらい、相手の言うことを理解することが最終目標になります。

この記事では英語での会議をスムーズに進めるために気をつけることを3点解説していきます。

英語での会議を控えている方はぜひ参考にしてみてください!


英語での会議で気をつけること① 入念な事前準備

 英語でのリモート会議をする際に気をつけるべきことは、まず入念な事前準備をすることです。

準備といっても具体的にどのようなことをすればいいのでしょうか?

議題の共有

 まずは、日本語で会議をする際にも当然のことですが、取引先と「議題を共有」しましょう。

メールでのやり取りで共有しても良いのですが、おすすめは、会議で決定すべき事項を1枚の紙にまとめて共有することです。

1枚にまとめておけば、会議中にわざわざメールを引っ張り出す必要もなくなるので便利です。

また会議で話したい順番に、議題を並べておけば、会議のゴールも見えやすくなります。

議題をまとめた後は、取引先に会議前に送付して、追加の議題がないか確認しておきましょう。

議題関連の英単語確認

 議題をまとめ終えたら、議題に関連する英単語について、会議前に必ず意味を調べておきましょう

例えば、コンピュータの修理に関して、修理内容やスケジュール調整を議題とする場合は、

・コンピュータ関連の単語:システムや部品の英語名など
・スケジュール調整するときに使う単語:日付の言い方やスケジュール内で実施する事項の英語名など

をメモにまとめておきます。

先行して意味を調べておけば、取引先の話が聞き取りやすくなりますし、自分が話す時も話せる英語の量が増えるので、相手との理解が深まりやすくなります。


英語での会議で気をつけること② 不明点はなくす

 入念に事前準備をした後、実際に英語での会議をしていく上で大事なのは「絶対に不明点は残さない」ことです。

普段聞き慣れていない英語で会議をするとなると、理解できないまま議題が先に進んでしまう、という可能性もあります。

しかし、理解できないまま会議が進み、理解できていない状態で議題に対して決を採るのは非常に危険です。

会議後に理解して、修正できれば良いですが、だいぶ話が進んでしまった後に、「こんな話は聞いていない」なんてことになると大惨事です。

不明点が出てくるのは以下のようなパターンが予想されます。

相手の英語のスピードが速すぎる

 相手の話すスピードが速すぎて英語が理解できない、ということはよく起こります。

そんな時は

「Could you speak a little bit slowly?」(もう少しゆっくり喋ってもらえますか?)

と必ず言いましょう。

相手もこちらが英語ネイティブでないことは理解してくれているはずですので、この一言を言えば、かなりゆっくり喋ってくれるようになります。

逆にスピードが速すぎても何も言わなければ、こちらが相手のスピードで理解できている、と認識されてしまいますので要注意です。

相手の英語の意味がわからない

 会議前の準備で関連する英単語を調べていたとしても、英語独特の表現などを織り交ぜられると何を言っているのか分からなくなってしまうことがあります。

そんな時は

「Sorry, I can’t understand what you say. Could you please explain again?」
(すみません、あなたの話していることが理解できません。もう一度説明してもらえますか?)

「What is the meaning of the word “分からない単語”?」
(”分からない単語”とはどのような意味ですか?)

この2文を使って、しっかり理解できるまで説明してもらいましょう。

先にも言いましたが、会議の目的は「意思疎通して物事を決定すること」です。

分からないことを分からないと言うことは全く恥ずかしいことではありませんので、このことを忘れずに英語での会議に挑みましょう!

 

英語での会議で気をつけること③ 議事録をつける

 英語での会議をするときに気をつけるべきことの3点目は「会議の議事録をつける」ということです。

議事録を作り、会議後に取引先に送って内容を確認してもらっておけば、後で会議での「言った言わない問題」を回避することができます。

議事録は英語で「Meeting Minutes」と呼びます。

きちんとした議事録があれば、取引先にも喜ばれます。

ただ、議事録を作ることが会議の目的ではないのであまり時間をかける必要もありません。

事前準備の段階で、議題を共有する書類を作っていますので、それに少し情報を足してサッと議事録を完成させましょう。

議事録に記載する項目① 会議前にわかる事項

 議事録は会議が始まってから作り出すのではなく、会議が始まる前の段階で雛形を作っておくのが理想です。

・会議開催日時
・会議の出席者
・事前に分かっている議題
・会議での確認事項

は会議が始まる前から分かっていると思いますので、これらを先に書き出しておきます。※

※議事録は会議後に取引先と共有するため、英語で作成しましょう。

議事録に記載する項目② 会議中に決定する事項

 実際の会議は、事前に作った議事録に沿って進めていくとスムーズに進行できます。

会議中に議事録に書き加えていく項目としては、

・会議で決まった事項
・宿題事項
・会議後のスケジュール

があります。

会議中に大まかな内容を書いてしまい、体裁を整えてから取引先に送るようにします。

双方の同意事項を確定するために、遅くとも会議が終了した次の日中には議事録を取引先に送ることをお勧めします。

議事録を送った後、その内容でOKと了承を得られれば、ひとまず会議は成功です。


まとめ

 この記事では、英語での会議の不安を払拭するために気をつけるべきことを3つ紹介してきました。

英語での会議で気をつけること入念な事前準備をする
不明点は絶対に残さない
議事録をつけて、同意事項を確定する

確かに基礎的な英語力は、英語での会議をするために必要にはなりますが、それよりもどれだけ準備できるかの方が大切です。

英語での会議が不安で夜も眠れないという方は是非3つの方法を試してみてください!

最後までお読みいただき、ありがとうございます。




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